Assistente Administrativo

Descrição da Vaga

Na COBEST, o nosso sucesso deve-se às pessoas e aos processos. Um(a) Assistente Administrativo(a) é a força de apoio por trás de ambos, e estamos actualmente à procura de alguém excepcional para assumir o leme. O(a) candidato(a) ideal será uma pessoa capaz de resolver problemas, com excelentes capacidades de comunicação e uma atenção impecável aos pormenores. O(a) candidato(a) deve também ter experiência de trabalho num ambiente de escritório, executando tarefas administrativas e prestando apoio aos colegas de trabalho. A capacidade de executar várias tarefas, gerir horários complexos e cumprir prazos variáveis é essencial para o cargo.

Responsabilidades:

Prestar apoio administrativo para assegurar a eficácia das operações de escritório.
Manter sistemas de arquivo físicos e digitais.
Receber chamadas telefónicas e encaminhar para o pessoal adequado, agendar compromissos, sinalizar a entrada de encomendas e prestar assistência a clientes e outros visitantes.
Responder a correio eletrónico e outras questões e correspondência digitais.
Gerir os calendários do pessoal sénior, incluindo a organização de viagens.
Introduzir e atualizar informações em bases de dados e folhas de cálculo.
Preparar as agendas das reuniões e redigir as actas das mesmas.
Coordenar a logística das reuniões, incluindo a organização da sala e o serviço de catering.
Utilizar software de processamento de texto e de apresentação para criar e editar documentos, elaborar e editar cartas, relatórios e outros documentos.
Trabalhar com o pessoal de manutenção e fornecedores externos para garantir que o equipamento de escritório está em boas condições de funcionamento e que o material de escritório está sempre disponível.
Colaborar estreitamente com outros funcionários e prestar apoio na tramitação de expediente junto das entidades competentes, conforme necessário.

Trabalhar com informações sensíveis com discrição para manter a confidencialidade e a segurança e garantir o cumprimento das políticas e regulamentos em matéria de privacidade.
Assegurar o cumprimento dos prazos e adaptar-se à evolução das prioridades.
Apresentar uma imagem positiva e profissional da organização.

Habilidades e competências:

Literacia digital e competências de investigação, incluindo a capacidade de analisar a fiabilidade das informações.
Competências de gestão e introdução de dados, incluindo a capacidade de manter e melhorar sistemas de arquivo, gestão do tempo, multitarefas e flexibilidade.
Aptidões interpessoais, comportamento profissional e cortês, excelente etiqueta no escritório e ao telefone e capacidade para gerir situações de tensão.
Abordagem proactiva à resolução de problemas e à melhoria dos processos
Capacidade de trabalhar de forma autónoma e em colaboração com outras pessoas.
Planeamento e coordenação de eventos.

Requisitos:

Diploma do ensino secundário ou equivalente, qualificação superior numa área relevante (preferencial).
Fortes capacidades de comunicação verbal e escrita em Português (Inglês constitui uma vantagem).
Experiência administrativa anterior ou experiência num escritório, uma vantagem.