Oficial de Administração e Recursos Humanos

Descrição da Vaga

A QuBos pretende recrutar para o seu cliente, um (1) Oficial de Administração e Recursos Humanos para Chimoio.

Supervisor Directo: Coordenador de Projecto.

Supervisiona: Auxiliar de Escritório.

Objectivo do cargo:

O Oficial de Administração e Recursos Humanos será responsável por prestar apoio administrativo e de recursos humanos ao pessoal conforme necessário e participar da organização de reuniões, formações, entre outras atividades.

Responsabilidades:

Gestão de Economato:

• Supervisionar e coordenar as atividades relacionadas à gestão do economato;
• Manter um inventário atualizado de materiais de escritório, suprimentos e equipamentos;
• Realizar pedidos e compras de forma eficiente, garantindo o abastecimento adequado para as operações;
• Colaborar na negociação de contratos com fornecedores para garantir preços competitivos e qualidade dos produtos;
• Monitorar os níveis de estoque e propor ações corretivas quando necessário;
• Garantir o uso eficiente dos recursos e evitar desperdícios; e
• Fazer reconciliação dos fornecedores

Gestão de Escritório:

• Coordenar as atividades diárias de administração do escritório para garantir operações suaves;
• Organizar espaços de trabalho para otimizar a eficiência e a colaboração;
• Gerir a distribuição de tarefas para a equipe de apoio administrativo;
• Implementar políticas e procedimentos para melhorar a eficiência operacional; e
• Assegurar a manutenção adequada das instalações do escritório.

Limpeza: 

• Supervisionar as operações de limpeza para manter um ambiente de trabalho limpo e organizado;
• Coordenar serviços de limpeza e garantir a conformidade com padrões de higiene;
• Garantir a disponibilidade de produtos de limpeza e equipamentos necessários; e
• Monitorar a qualidade do serviço de limpeza e tomar medidas corretivas quando necessário.

 Vianges:

• Colaborar na organização de viagens para a equipe, incluindo reservas de passagens, hospedagem e logística;
• Garantir que todas as políticas e procedimentos relacionados a viagens sejam seguidos;
• Coordenar a preparação de itinerários e garantir a eficiência nas deslocações; e
• Manter registos precisos de despesas relacionadas a viagens.

Conferências e Acomodação:

• Gerir a logística e preparação para conferências e eventos, incluindo acomodação para participantes;
• Colaborar com os organizadores de eventos para garantir a eficiente participação da equipe;
• Assegurar reservas de acomodação para viagens de negócios, conferências e eventos; e
• Coordenar todas as necessidades logísticas para conferências, garantindo uma participação tranquila.

Inventários:

• Supervisionar e manter o controle do inventário de todos os bens e equipamentos da organização;
• Atualizar regularmente a documentação relacionada ao inventário;
• Realizar auditorias periódicas para garantir a precisão e integridade do inventário; e
• Colaborar na disposição adequada de ativos obsoletos ou não utilizados.

Recursos Humanos:

• Gestão de Arquivos Pessoal e Base de Dados;
• Manter os processos individuais sempre actualizados;
• Gestão de Licenças, Presenças e Timesheets;
• Conformidade legal (relação nominal/ ferias/etc);
• Acompanhar e apoiar os processos de recrutamento;
• Apoiar na resolução de conflitos laborais no programa, analisar e acompanhar todos processos disciplinares no seio do programa; e
• Acompanhar e apoiar os processos de seguro de saúde.

Requisitos:

• Licenciatura em Administração Pública, Gestão de Empresas ou áreas afins;
• Mínimo de 3 anos de experiência na área de administração e recursos humanos;
• Experiência prévia em funções administrativas, especialmente na gestão de economato, escritório e inventário;
• Habilidades organizacionais e de gestão eficazes;
• Proficiência em Microsoft Office na óptica do utilizador;
• Fluência verbal e escrita em Português e nível intermédio de Inglês;
• Habilidade para realizar múltiplas tarefas e gerir situações de pressão;
• Capacidade de identificação de necessidades e de planificação;
• Capacidade de trabalhar com autonomia e responsabilidade;
• Orientado para resultados, dinamismo, integridade e ética.

Processo de candidatura: 

• Curriculu Vitae (incluindo experiências relevantes e referências profissionais);
• Carta de Apresentação.

Os candidatos interessados deverão submeter as candidaturas para o seguinte email: info@qubos.co.mz indicando no assunto: “Oficial de Administração e Recursos Humanos – Manica”.

DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 19 de Junho de 2024.

Nota: apenas os candidatos pré-seleccionados para entrevista serão contactados.