Assistente Executivo (Secretaria Executiva)

A TotalEnergies Está a recrutar para o seu quadro de pessoal um/a Assistente Executivo

Perfil do candidato

• Bacharel em Gestão de Empresas, Administração Pública ou quaisquer áreas afins;
• Mínimo de seis (6) anos de experiência como Assistente Executivo, preferencialmente em uma corporação multinacional;
• Fluente em português e inglês, o francês é um plus;
• Habilidades organizacionais e de gerenciamento de tempo excepcionais com a capacidade de realizar várias tarefas de forma eficaz e gerenciar tarefas complexas dentro de um cronograma agressivo.
• Fortes habilidades de comunicação escrita e verbal.
• Proficiência no uso de software de produtividade, como o Microsoft Office Suite.
• Habilidades excepcionais de pesquisa e gerenciamento de projetos.
• Profissionalismo demonstrado, confidencialidade e discrição no manuseio de informações confidenciais.
• Detalhe-orientado com a capacidade de entregar um trabalho preciso dentro dos prazos estabelecidos.
• Excelentes habilidades interpessoais e a capacidade de construir relacionamentos em todos os níveis.
• Proativo e auto-motivado com uma mentalidade de resolução de problemas.
• Flexibilidade e adaptabilidade para atender às mudanças de prioridades e demandas de trabalho.
• O conhecimento da indústria de petróleo e gás é uma vantagem.

Atividades

• Atua como ponto de contato entre o Presidente do País, executivos, funcionários, clientes, parceiros externos e partes interessadas.
• Ligação com a sede em nome do Presidente do País para correspondência, viagens, agendamento de reuniões.
• Planeje e coordene o arranjo de viagens e itinerários de viagem detalhados para presidentes e executivos do país. Prepara de forma independente cartas de patrocinadores e obtém permissões do Governo;
• Coordena e gere a agenda complexa e exigente da cadeira do país para ambos os TEPMA1
• Coordenar de forma independente com as agências governamentais para agendar reuniões com representantes do governo sênior, etc.
• Negocie e organize reservas de instalações para conferências, catering e arranjos de quartos de hotel para visitantes executivos. Receber e aprovar faturas para pagamento.
• Priorizar o fluxo diário de informações para o Presidente do País de forma oportuna e precisa.
• Supervisionar que as comunicações HSE são postadas em todos os locais de escritório
• Supervisionar e coordenar o desempenho de outros funcionários administrativos e administrativos que atuam como líderes de equipe para todo o suporte administrativo na TEPMA1. Treina e dirige algumas atividades dessa equipe.
• Avalia de forma independente a correspondência recebida e redireciona para o membro apropriado da Equipe de Liderança
• Cartas de formato e memorandos para disseminação interna e externa.
• Escribas (minutas/notas) em reuniões e preparar atas/relatórios finais
• Receber informações de várias fontes e preparar relatórios / apresentações para uso executivo.
• Responsável pela Organização e manutenção dos sistemas de arquivamento e banco de dados. Desenvolve e implementa melhorias para a gestão da informação.
• Coordenar e gerenciar de forma independente as atividades domésticas da “Residência Total”, incluindo gerenciamento de eventos, fornecedores, pessoal doméstico, equipes de manutenção e outras funções diárias. Negociar os termos, se aplicável. Receber e aprovar faturas relacionadas para pagamento.
• Chamadas telefônicas diretas e de tela e correspondência para os respectivos gerentes e/ou departamentos.
• Contexto e meio ambiente
•  Esta posição será baseada em Maputo, fornecendo apoio executivo ao Country Chair, MZLNG Sr Vice-Presidente e executivos visitantes e desempenhando funções administrativas executivas do escritório.

Local: Maputo