VdE | Assistente Administrativo | APDS – CD

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Descrição da Vaga

A APDS – CD está a recrutar um (1) Assistente Administrativo para Pemba.

Sobre a organização:

A APDS – CD é uma ONG Moçambicana sem fins lucrativos com distinção ao desenvolvimento humano na Província de Cabo Delgado. A APDS já vem desenvolvendo suas atividades na Província de Cabo Delgado desde 2017 nas áreas de saúde, nutrição, água e saneamento, agricultura, educação, meio ambiente e assistência humanitária.

Propósito:

Com intuito de garantir o melhoramento contínuo das suas atividades, a APDS pretende recrutar um Assistente que irá desempenhar cumulativamente funções administrativas e executivas para seus escritórios na cidade de Pemba, Província de Cabo Delgado Moçambique.

O assistente contribui para o suporte na implementação dos projetos em implementação na organização, cooperando com as equipes programáticas, financeiras e a direção.

Responsabilidades:

Responsabilidades funcionais como assistente administrativo:

Ajuda na organização de reuniões, contato on-line com interlocutores, reserva de sala de reunião, etc;
Em coordenação com logístico, garantir que haja transporte para movimentação de bens e pessoas;
Apoiar as equipes de projetos em todos os eventos – seminários, workshops em colaboração com os departamentos relevantes (logística, finanças e programáticos);
Responsável pelo arquivamento, atualização, contabilidade e entrada de dados em tempo hábil de todos os documentos relacionados com a organização;
Fazer os pagamentos das despesas da organização;
Trabalhar com o departamento de contabilidade e finanças para reconciliação bancaria;
Emitir solicitações de viagem de campo e de transporte e obter as aprovações necessárias para a equipe, em conformidade com as regras de segurança e as instruções da direção;
Realizar qualquer outra tarefa relacionada aos objetivos da organização, no sector de administração;
Preparar requisições e ordens de compra dos projetos existentes na organização;
Fazer pagamentos de INSS e IRPS do staff da organização e subcontratados quando for aplicável.

Responsabilidades funcionais como assistente executivo:

Gerenciar e coordenar o fluxo de informações, garantindo que a equipe as compreenda e aplique as políticas e os procedimentos adequados;
Redige e finaliza correspondências, apresentações internas, atas de reuniões e outros documentos, compartilha informações entre os usuários;
Com apoio de Oficial de Comunicação e Imagem, prepara as reuniões, montando salas e materiais, incluindo a configuração técnica para teleconferências, apresentações e videoconferências;
Internamente, é um ponto de contato para todos os funcionários que desejam entrar em contato com a direção da APDS.
Externamente, é um ponto de contato para qualquer pessoa que queira entrar em contato com a direção da APDS (por telefone, correio ou e-mail);
Executa tarefas de secretaria, como fazer fotocópias, destruir documentos e gerenciar arquivos;
Revisar, compilar e validar correspondências com o apoio da direção e outros departamentos, apresentações para a gerência, documentos para tomada de decisões e garantir que as informações sejam compartilhadas entre os usuários;
Garantir que todos os novos funcionários sejam informados e/ou treinados sobre os princípios norteadores da organização;
Auxiliar a gerência, atualizando a linha do tempo, o cronograma e outras ferramentas.
Garantir que os bancos de dados de contatos sejam conhecidos e atualizados para a gerência e outras unidades;
Arquivar constantemente as correspondências que a instituição vai fazer.

Requisitos:

Pelo menos nível medio em áreas relevantes ou treinamento em secretariado, ou assistência administrativa;
Experiência profissional em um cargo semelhante de pelo menos 1 ano;
Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal em português e inglês é uma vantagem;
Capacidade de trabalhar de forma proactiva e responsável, com atenção aos detalhes;
Bons conhecimentos das tecnologias de informação (email, Google Apps, Zoom, internet) e outros aplicativos (e.g. MS Office);
Alto sentido de responsabilidade, integridade e confidencialidade;
Forte capacidade de liderança e gestão de equipas técnicas multissectoriais e multiculturais.