Descrição do Emprego

A Plan International está a recrutar um Administration Secretary & Receptionist para gerenciar correspondências, atender visitantes e chamadas, manter a organização da recepção, além de prestar apoio logístico e administrativo. O papel envolve o controle de caixa pequena, apoio a conferências, manutenção de arquivos e várias funções administrativas e de RH.

Principais Responsabilidades

• Controlar o correio de entrada e saída e gerenciar o sistema de correspondência e arquivo;
• Receber e comunicar adequadamente com visitantes, direcionando-os ao setor/pessoa correta;
• Atender e realizar chamadas telefónicas de forma cortês, direcionando para os indivíduos apropriados;
• Ajudar no uso de máquinas de escritório como fax, fotocopiadora, impressora e scanner;
• Receber e assegurar que todos os jornais, revistas, publicações estejam em ordem;
• Manter a área da recepção limpa e organizada;
• Realizar contatos e enviar cartas de convite para conferências ou workshops;
• Receber visitantes de escritórios regionais e internacionais e fornecer suporte logístico e administrativo;
• Apoiar outras tarefas de Administração de RH, como controle de dias de licença e auxílio médico;
• Obter cotações, preparar resumos de cotações e participar nas decisões.

Qualificações Exigidas

• Licenciatura em Administração ou área relacionada;
• Mínimo de cinco (5) anos de experiência relevante em uma ONG respeitável;
• Capacidade de trabalhar sob pressão e grande atenção aos detalhes;
• Boas habilidades organizacionais e interpessoais;
• Proficiência em habilidades de informática e uso de softwares relevantes como processamento de texto, planilhas, banco de dados, internet;
• Experiência em SAP é uma vantagem.

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