SECRETÁRIA EXECUTIVA

Uma empresa anónima pretende recrutar uma (1) Secretária Executiva para Matola.

Funções:

Organizar e gerir a agenda de compromissos dos executivos;
Marcar reuniões, eventos e viagens de negócios, garantindo a otimização do tempo dos gestores;
Atender chamadas telefónicas e filtrar contatos conforme a prioridade;
Redigir, revisar e encaminhar e-mails, cartas e outros documentos em nome da direção;
Planejar, organizar e coordenar reuniões internas e externas, incluindo a preparação de pautas e a elaboração de atas;
Gerir toda a logística de eventos corporativos, como conferências, workshops e seminários;
Apoiar nas tarefas administrativas do dia a dia, como elaboração de relatórios, apresentações e planilhas;
Manter e atualizar arquivos e documentos confidenciais de forma organizada e segura;
Monitorar e gerir informações confidenciais e estratégicas da empresa;
Assegurar que as informações sejam disseminadas de forma adequada e oportuna entre os stakeholders relevantes;
Preparar análises e resumos de documentos e relatórios importantes para apoiar a tomada de decisões dos executivos;
Participar em reuniões e contribuir com sugestões e insights relevantes.

Nível Médio ou Superior completo em Secretariado Executivo, Administração ou áreas afins;
Cursos de especialização na área são um diferencial (por exemplo, Gestão de Escritórios, Assessoria Executiva);
Experiência prévia em funções de secretariado executivo, de preferência em empresas de grande porte ou multinacionais;
Experiência na gestão de agendas e eventos de alta complexidade;
Proficiência no uso de ferramentas de escritório, como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) e sistemas de gestão (ERP, CRM);
Fluência em línguas estrangeiras, especialmente inglês, é frequentemente exigida, e outros idiomas podem ser um diferencial;
Excelente capacidade de comunicação verbal e escrita;
Discrição, confidencialidade e ética no manuseamento de informações sensíveis;
Proatividade, organização e capacidade de lidar com múltiplas tarefas simultaneamente;
Flexibilidade de horários para atender as demandas dos executivos;
Capacidade de trabalhar sob pressão e com prazos apertados;
Forte sentido de responsabilidade e comprometimento com a função.